De toekomst van zakelijke bijeenkomsten
Gaan we straks weer met z’n duizenden naar een beurs of congres en van de ene netwerkborrel naar de andere: gewoon omdat het kan? Nu corona steeds meer onder controle is, mogen we weer. Maar willen we wel terug naar hoe het was? Volgens eventexperts Dieter Möckelmann en Thierry Trampe is het geen optie. ‘Er zijn goede alternatieven die duurzamer, efficiënter én effectiever zijn.’
“Natuurlijk hebben veel mensen bijeenkomsten op locatie en de fysieke ontmoetingen gemist”, zegt Thierry. “Ik verwacht dan ook dat er in de eerste periode veel op locatie georganiseerd wordt. Mensen zijn dolblij dat het weer kan en gaan massaal overal weer naar toe. Na een tijdje denk je toch ‘jeetje mina, dat was als vanouds, maar dit is totaal niet efficiënt’. Zeker nu we hebben ervaren wat er allemaal online kan, gaan we zelf bepalen waar we écht tijd voor willen vrijmaken. Volgend jaar ga je zien dat bepaalde events daar last van krijgen.”
Pixels maken flexibel
“Ook vanuit het oogpunt van organisatoren en exposanten zijn fysieke bijeenkomsten niet per se het summum”, zegt Dieter. “Fysieke events organiseren kost veel tijd en geld. Online hebben wij in zes maanden dertig events georganiseerd. Terwijl we normaal maximaal vier grote, fysieke events in een heel jaar voor elkaar krijgen. Online heb je veel minder mensen nodig, in de voorbereiding én tijdens het event. Alle ruimtes en stands bestaan uit pixels. Dat is duurzaam, kostenbesparend en het maakt enorm flexibel.
Je bespaart alle reis- en verblijfskosten van gasten en deelnemers, inclusief de enorme footprint die al deze reisbewegingen opleveren. En wat denk je van het risico van een vierde golf? Organisatoren en eventmanagers, kennisdelers en exposanten, bezoekers… Zij hebben allemaal een eigen doel voor ogen. Voor events waar het echt om productbeleving gaat, zoals proeven, voelen of testen, is fysiek nog steeds de beste oplossing. Maar voor bijna alle andere zakelijke bijeenkomsten geldt dat zij hun doelen online slimmer, effectiever en efficiënter kunnen bereiken.”
Slim combineren
Behoren bijeenkomsten op locatie dan tot het verleden? “Zeker niet”, zegt Dieter. “Hybride events hebben de toekomst. Een combinatie dus, van online en offline, maar zéker niet op hetzelfde moment. Synchroon hybride is een misverstand. Je organiseert iets dat voor beide groepen niet ideaal is. En dat is zonde.” Hoe dan wel? “Je kunt bijvoorbeeld eenvoudig een pre-event organiseren”, zegt Thierry. “Of juist een terugkomsessie als je ergens verder op wilt doorgaan. Een event is niet langer beperkt tot die ene datum waarop alles moet gebeuren, je kunt in de periode rondom je event een community opbouwen. Crossovers kunnen eenvoudig opgebouwd worden. Iets gemist? Kom op jouw moment online ‘terug’. Je vermenigvuldigt zo je klantcontacten.”
“Als ik naar het onderwijs kijk, zie ik ook veel mogelijkheden voor een hybride aanpak”, zegt Dieter. “Praktijkonderwijs werkt het beste op locatie, maar een beroepenoriëntatie kun je weer heel leuk online regelen. En dan denk ik verder dan de ‘platte’ vergaderapplicaties waarin iedereen letterlijk in een eigen hokje zit.”
Online ontmoetingen in GoMeet
Dieter en Thierry introduceerden zelf de online campus GoMeet met onder andere klaslokalen, presentatiezalen en een beursvloer. Thierry: “Je laat je avatar rondlopen op de campus. Zo kun je verschillende ruimtes bezoeken, sessies bijwonen en op een spontane manier mensen ontmoeten, je kunt met elkaar praten en hoort dan ieders echte stem. Wil je met een groepje apart overleggen? Daarvoor zijn speciale zitjes en besloten ruimtes beschikbaar en je kunt zelfs een stukje gaan varen. Ben je op zoek naar iemand? Waar je op een groot event maar moet hopen dat je iemand tegen het lijf loopt, kun je diegene nu makkelijk vinden via de deelnemerslijst.”
Handen schudden, dansen en bootje varen
“Ons motto is: ‘wat online kan moet je online doen’, zegt Dieter. “Niet alleen vanuit het oogpunt van duurzaamheid en efficiency, want het heeft veel meer voordelen. Het is laagdrempelig en toekomstbestendig. Het is zelfs leuk en er is ruimte voor spontaniteit.” Maar, is dat niet een beetje kinderachtig, zo’n avatar in een online landschap? “Dat vragen meer mensen zich af. Wees gerust. We hebben al meer dan 20.000 bezoekers mogen ontvangen en of het nu om scholieren, ambtenaren, commissarissen of directieleden gaat: binnen vijf minuutjes worden er handen geschud, wordt er met elkaar gedanst en hoor je de bootjes ronken.”
Dieter Möckelmann en Thierry Trampe zijn beide al jarenlang professioneel actief in de wereld van de zakelijke evenementen, leren en professionaliseren. De coronacrisis zorgde voor een abrupte stilstand én het besef dat het anders en beter kan. Nu adviseren zij organisaties bij het organiseren van (hybride) zakelijke evenementen en in 2020 introduceerden ze de online campus GoMeet.